آموزش اکسل

آموزش اکسل

جلوگیری از وارد نمودن داده های تکراری درExcel برای جلوگیری از داده های تکراری در یک محدوده خاص : 1) آن محدوده را انتخاب کنید .به عنوان مثال اگر به یک ستون می خواهید این مساله  اعمال شود کل ستون را انتخاب کنید. 2) از منوی 3) برای اعمال جلوگیری از داده های تکراری در کل ستون  Data گزینه Validation را انتخاب کنید و در برگه settings نوع custom را انتخاب کنید.A در  بخش فرمول بنویسید(علامت میاوی را حتما در ابتدای آن بگذارید): COUNTIF(A:A,A1)=1 = و اگر یک محدوده خاص مد نظرتان بود بنویسید:  ۱=(COUNTIF($A $2:$A$05,A1)= 4) در برگه مربوط به پیام خطا ، پیام خطا را وارد کنید.

بازکردن کاربرگ اکسل در ورد

بازکردن کاربرگ اکسل در ورد

کاری ازخودم درکاربرگ اکسل خانه هایی راکه می خواهید ازآن ها رونوشت بگیرید و به سند ورد انتقال دهید دراکسل : Edit>Copy در ورد : Edit>Past  ویا هم چنین می توان کلید Ctrl رانگه داشته ویکی از لبه های خانه های انتخاب شده   کاربرگ رامستقیما به سند ورد (محل موردنظر درورد) بکشید وسپس ماوس رارها کنید  تاعمل انتقال انجام شود .با این عمل فایل ها به ورد منتقل می شوند ولی حالت اکسل  بودن یعنی اجرا یی راداراهستند .

جلوگیری از وارد نمودن داده های تکراری درExcel

جلوگیری از وارد نمودن داده های تکراری درExcel

برای جلوگیری از داده های تکراری در یک محدوده خاص : 1) آن محدوده را انتخاب کنید .به عنوان مثال اگر به یک ستون می خواهید این مساله  اعمال شود کل ستون را انتخاب کنید. 2) از منوی  3) برای اعمال جلوگیری از داده های تکراری در کل ستون  Data گزینه Validation را انتخاب کنید و در برگه settings نوع custom را انتخاب کنید.A در  بخش فرمول بنویسید(علامت میاوی را حتما در ابتدای آن بگذارید): COUNTIF(A:A,A1)=1 = و اگر یک محدوده خاص مد نظرتان بود بنویسید:  ۱=(COUNTIF($A $2:$A$05,A1)= 4) در برگه مربوط به پیام خطا ، پیام خطا را وارد کنید

کشیدن چارت در اکسل در چند ثانیه

کشیدن چارت در اکسل در چند ثانیه

سلولی را در میان جدولی که می خواهید اطلاعات آن به شکل چارت رسم شود انتخاب  کنید. کلید F11 را فشار دهید. چارت شما آماده است ! اکسل چارت شما را در یک Chart Sheet جدید ایجاد می کند. شما می توانید سایر تنظیمات را طبق روش معمول انجام دهید.

کپی کردن Chart Formats در اکسل

کپی کردن Chart Formats در اکسل

همان طور که می دانید تنظیمات مربوط به فرمت چارت ها در اکسل بسیار وقت گیر و گاه کسل کننده است. آیا تا به حال چارتی را در اکسل ایجاد کرده اید که به نظرتان فرمت مناسب و ایده آلی داشته باشد و دوست داشته باشید سایر چارت هایی که ایجاد می کنید یا قبلا کشیده اید همین فرمت را داشته باشند؟ در این ترفند روش بسیار ساده ای را برای کپی کردن Chart Formats حتی بین فایل های مختلف معرفی خواهیم کرد. چارتی که فرمت دلخواهتان را دارد انتخاب (select) کنید با فشردن دو کلید ctrl+C چارت را کپی کنید. چارت مقصد که می خواهید فرمت آن را تغییر دهید را انتخاب (select) کنید از منوی edit بالای صفحه گزینه Paste Special را انتخاب کنید در پنجره ظاهر شده گزینه Formats را انتخاب کرده و Ok کنید به همین سادگی کلیه فرمت های چارت شما کپی شد.

آموزش از ابتدای اکسل ۱

آموزش از ابتدای اکسل ۱

Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است . از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود . برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی می کنیم : Start/ Programs/ Microsoft Excel اجزاء پنجره Excel با اجرای Excel پنجره ای باز می شود که شامل اجزاء زیر است : 1 _ نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب می شود . این نوار شامل نام محیط( Microsoft Excel ) و نام Book و دکمه های هدایت ( Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره می باشد است . 2 _ فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar ) منو به معنی لیست انتخاب می باشد و می توانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده ، اجرا کنیم . 3 _ نوار ابزار (Tool Bar ) در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمان های موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار می دهد . بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند. 4 _ نوار فرمول (Formula Bar) از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمول ها استفاده می کنیم این نوار مختص محیط Excel می باشد.  5 _ نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که می توان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود . برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد. 6 _سطر وضعیت (Status Bar ) در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش می دهد. فعال کردن نوار ابزار ها نوار ابزار ها را می توان از دو طریق فعال نمود : 1 _از طریق منوی View ، گزینه Toolbars 2 _ بر روی یکی از نوار ابزار ها Right Click کنیم فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آن ها علامت تیک می زنیم. اصطلاحات صفحه گسترده Excel 1-     فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book : به فایل ها در Excel کارپوشه اطلاق می شود . فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره می شوند. 2-     صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet : هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آن ها کاربرگ گفته می شود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد می کنیم در Sheet ها وارد می شود. به طور پیش فرض هر Book شامل 3 Sheet است. 3-     سطر یا Row هر Sheet : از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 ... مشخص می شوند. 4-     ستون یا Column : هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A, B, … مشخص می شوند. 5- سلول یا خانه (Cell) : محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی می شود که به آن سلول گفته می شود. این سلول ها می توانند شامل مقادیر عددی ، کاراکتری ، شیء، و ... باشد. 6-     نشانی یا آدرس سلول : هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص می شود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آن را می نویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره می کند. رفتن سریع به یک آدرس : برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم. کار با کارپوشه ها در Excel ، ایجاد یک Book جدید در Excel برای ایجاد یک Book یا یک File جدید در Excel به یکی از روش های زیرعمل می کنیم : 1-      انتخاب منویFile  انتخاب گزینهNew  در پنجره باز شده Workbook را در General Tab انتخاب می کنیم OK می کنیم . 2-      فشردن هم زمان کلید های Ctr + N 3-      استفاده ازآیکون New در نوار ابزارStandard 4-   اگر توجه کنیم در زیر یک حرف هر منو خط کشیده شده. اگر دکمه Alt را با آن حرف بگیریم منو باز می شود بعد برای فعال کردن هر گزینه منو کافی است دکمه مربوط به حرفی از آن که زیر آن خط کشیده شده را بفشاریم پس برای New کافی است Alt + F + N را بفشاریم. ذخیره کردن یک Book به یکی از روش های زیر : 1-      انتخاب منویFile گزینه Save 2-      فشردن هم زمان کلید های Ctrl + S 3-      استفاده از آیکون Save در نوار ابزار Standard 4-   فشردن کلید های Alt + F + S اگر برای اولین بار باشد که Save را انتخاب میک نیم ، پنجره ای با نام Save as باز می شود که شامل قسمت های زیر است : 1- Save In : مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین می کنیم.       2- File Name : نامی را که می خواهیم file را با آن نام ذخیره کنیم در این قسمت تایپ می کنیم. 3- Save as Type : پسوندی ( نوعی ) را که می خواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین می کنیم . به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمی زنیم. اگر برای دفعاتی غیر از بار اول Save را انتخاب کنیم پنجره Save as ظاهر نمی شود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره می شود . نکته : وقتی فایل را با یک نام ذخیره می کنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر می شود . نکته : پسوند فای لهای Excel ، .xls می باشد. Save As : اگر بخواهیم Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره کنیم Save as را از منوی File انتخاب کنیم. ذخیره کردن Book بر روی دیسکت : در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A): را انتخاب کنیم . ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب : انتخاب منوی File  انتخاب گزینه Save as a Web Page نکته : در این حالت فایل را پسوند .htm ذخیره می شود. باز کردن Book ذخیره شده به یکی از روش های زیر : 1-      انتخاب منوی File انتخاب گزینه Open 2-      فشردن هم زمان کلید های Ctrl+O 3-      استفاده از آیکون Open در نوار ابزار Standard 4-      فشردن کلید های Alt + F + O با انجام یکی از اعمال بالا پنجره ای باز می شود که شامل قسمت های زیر است : الف- Look in : در این قسمت مسیر فایلی را که می خواهیم باز کنیم انتخاب می کنیم. ب- File Name : می توانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ کنیم و Open کنیم . هم چنین می توانیم فایل را در لیست انتخاب کرده و فایل را باز کنیم. بستن یک Book باز به یکی از روش های زیر :  در این حالت فقط فایل بسته می شود و محیط بسته نمی شود. 1-      انتخاب منوی File  انتخاب گزینه Close 2-      کلیک بر روی آیکون Close که در نوار منو قرار دارد 3-      فشردن کلید های Alt + F + C بستن محیط Excel : در این حالت اگر فایلی باز باشد ، بسته می شود و سپس محیط Excel بسته م یشود. در صورتی که فایل های باز ، ذخیره نشده باشند ابتدا سئوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آن ها ظاهر می شود. به یکی از روش های زیر : انتخاب منوی File  انتخاب Exit 1-      کلیک بر روی آیکون Close که در نوار عنوان قرار دارد. 2-      فشردن کلید های Alt+ F4 3-      فشردن کلید های Alt + F + X اطلاعات در Excel اطلاعات در محیط Excel می توانند اعداد ، حروف ، تاریخ ، زمان و یادداشت باشند : 1-     اطلاعات عددی کار کردن با اعداد : Excel تمام اعداد را یکسان فرض می کندبنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود :  1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف 2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار می کنند که کلید Num Lock روشن باشد .) علاوه بر ارقام 0 تا 9 می توان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. نکته :  Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند. نکته : هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده می شود، Excel قالب بندی اعداد را تغییر می دهد. برخوردExcel با اعداد : 1- اگر طول عدد از سلول کوچک تر باشد تغییری در سلول داده نمی شود. 2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد. 3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ می دهد : الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند. ب- عدد گرد می شود. ج- سلول با یک سری از علائم # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد که فرمت سلول General نباشد. 2 -اطلاعات متنی : می توانیم در سلول های Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم. توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش می دهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر می گیرد. برای این که این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار می دهیم یعنی بنویسیم ( '6/2 ) 3  -اطلاعات از نوع تاریخ : اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود. 4- اطلاعات از نوع زمان : می توانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان می شود. 5- اطلاعات از نوع یادداشت : این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشت هایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. فرمول نویسی در Excel عملگر های Excel عملگر های محاسباتی : عملگر های محاسباتی به ترتیب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسیم و ( + و -) جمع و تفریق عملگر های رشته ای : تنها عملگر رشته ای ( & ) است از این عملگر برای ترکیب رشته ها استفاده می شود. عملگر های آدرس : از این عملگر زمانی استفاده می شود که بخواهیم محدوده ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را می گذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را می نویسیم. ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه : در Excel به چند روش می توان فرمول ها را نوشت : 1- در خط فرمول ( یا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ می کنیم و بعد Enter می زنیم. 2- فرمول را در خط فرمول یا و بعد علامت = در خط فرمول سلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روی علامت می کنیم پنجره ای باز می شودClick که نتیجه را نمایش می دهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود ، OK را می زنیم. 3- در خانه ای که می خواهیم فرمول نوشته شود، Click می کنیم ، علامت تساوی را تایپ کرده ، سپس با ماوس بر روی خانه ای که می خواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click می کنیم ، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click می کنیم. فرض کنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و می خواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم ، برای این کار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ کرده سپس بر روی سلول A1 ( اولین عملوند ) کلیک کرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تایپ کرده و بعد بر روی سلول A2 ( دومین عملوند) کلیک می کنیم و در انتها Enter می کنیم. ویرایش سلول :   برای ویرایش محتویات یک سلول به یکی از روش های زیر عمل می کنیم : 1 _ بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر کلیک کرده ، ویرایش را انجام می دهیم. 2 _ بر روی سلول double Click کرده و ویرایش را انجام می دهیم. انتخاب یک یا چند خانه توسط صفحه کلید : برای انتخاب یک خانه کافی است با جهت نما (Arrow key)بر روی آن برویم. برای انتخاب تعدادی خانه مجاورکافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با کلید های جهت نما ( Arrow Key)بر روی آن حرکت کنیم. برای انتخاب سطر جاری کافی است کلید های Shift + Spacebar را بفشاریم. برای انتخاب یک ستون کافی است کلید های Ctrl+ Spacebar را بزنیم. برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنیم. توسط ماوس : برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم. برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم. برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر Click کنیم. برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون Click کنیم. برای انتخاب یک کاربرگ کافی است از منوی Edit ، گزینه Select All را انتخاب کنیم. نکته : برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه کلید به تنهایی نمی توان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه کلید ،هر دو استفاده کنیم برای این کار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر Click کنیم.

آموزش از ابتدای اکسل ۲

آموزش از ابتدای اکسل ۲

دستور برگشت : می توانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آن را پاک می کنیم اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده کنیم عدد 10 بر می گردد . برای استفاده از Undo به یکی از روش های زیر عمل می کنیم. 1-      انتخاب منوی Edit  انتخاب Undo 2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+z 3-      استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard دستور Redo :   با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یکی از روش های زیر عمل می کنیم: 1-      انتخاب منوی Edit انتخاب Redo 2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+y 3-      استفاده از آیکون Redo در نوار ابزار نسخه برداری و انتقال سلول ها نسخه برداری از سلول ها : موضوعات مورد نظر را انتخاب می کنیم به یکی از روش های زیر Copy را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Copy ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy د- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl+C 3- Click بر روی مکانی که می خواهیم اطلاعات اضافه شوند. 4- با یکی از روش های زیر Paste را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Paste ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste د- فشردن هم زمان کلید های Ctrl+V انتقال سلول ها : انتخاب موضوعات مورد نظر به یکی از روش های زیر Cut را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Cut ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Cut ج- Right Click بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut د- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl +X Click بر روی محل انتقال موضوعات به یکی از روش های گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب حذف سلول وقتی یک سلول را حذف می کنیم محتویات آن به همراه خود سلول حذف می شود که جای این سلول یک فضای خالی ایجاد می شود. این فضای خالی باید توسط سلول های مجاور پر شود. برای حذف یک سلول به یکی از روش های زیر عمل می کنیم : 1- انتخاب موضوعات انتخاب منویEdit  انتخاب گزینه Delete 2- انتخاب موضوعات Right Click بر روی خانه انتخاب گزینه Delete با انتخاب گزینه Delete پنجره ای ظاهر می شود که شامل چهار گزینه زیر است ( در این پنجره می توانیم تعیین کنیم که محل خالی سلول حذف شده با کدام یک از سلول های مجاور پر شود. ) : الف- Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن می شود. ب- Shift Cells Up : خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل می کند. ج- Entire Row : سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند. د- Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند. نکته : اگر محیط فارسی باشد به جای ستون سمت راست , ستون سمت چپ جایگزین می شود. پاک کردن سلول : در این حالت خود سلول حذف نمی شود و فقط محتویات داخل آن یا قالب بندی آن یا توضیحات آن و یا هر سه پاک می شوند.خانه های مورد نظر را انتخاب می کنیم از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب می کنیم زیر منویی باز می شود که شامل گزینه های زیر است : الف- All : هم محتوای خانه ، هم Format خانه و هم توضیحات را پاک می کند. ب- Format : فقط Format خانه های انتخابی را پاک می کند. ج- Comment : فقط توضیحات را پاک می کند. د- Content : فقط محتوای خانه های انتخابی را پاک می کند . ویرایش سطر و ستون اضافه کردن سطر به یکی از روش های زیر : 1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم. منوی Insert را انتخاب می کنیم گزینه Rows را انتخاب می کنیم. 2- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم. نکته : سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند. اضافه کردن ستون به یکی از روش های زیر :   1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم. منوی Insert را انتخاب می کنیم گزینه Column را انتخاب می کنیم. 2- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود Right Click می کنیم. گزینه Insert را انتخاب می کنیم. نکته : ستون قبلی به جلو رانده می شود. تغییر ارتفاع سطر به دو روش : الف _ کافی است به مرز بین سطر مورد نظر و سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. ب _ در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم: 1- انتخاب منوی Format  انتخاب زیر منویRow  انتخاب گزینه Height  در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم. نکته : به طور پیش فرض ارتقاع سطر 12.75می باشد. تغییر پهنای ستون به دو روش : الف _ کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم. ب _ در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم : 1- انتخاب منویFormat انتخاب زیر منویColumn انتخاب گزینه Width در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم. نکته : به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43می باشد. ( کاردرکارگاه 3 ، تمرین 32 ) تغییر پهنای استاندارد ستون : می دانیم که پهنای استاندارد ستون ها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم : ( فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستون هایی اعمال می شود که پهنای آن ها را تغییر نداده باشیم.) انتخاب منویFormat  انتخاب زیر منوی Column  انتخاب گزینهStandard Width  در کادر باز شده پهنای مورد نظر را وارد می کنیم. جستجوی داده ها اگر بخواهیم رشته کاراکترهای خاصی را در کاربرگ خود پیدا کنیم، مشاهده هر یک از سلول ها کار سختی خواهد بود. پیدا کردن یک رشته از کاراکتر ها که باید تغییر یابند نیز مشکل تر می باشد. اکسل ویژگی هایی دارد که به ما در یافتن داده ها و تعویض آن ها کمک می کند. استفاده از Find به دو روش : الف _ انتخاب منویEdit انتخاب find ب _ فشردن هم زمان کلید های Ctrl + F جهت جستجوی داده ها مراحل زیر را انجام می دهیم : 1- لغت ها یا عددهایی را که می خواهیم مکان یابی کنیم در کادر متن Find What وارد می کنیم. 2- دکمه Find Next را کلیک می کنیم و Excel اولین مورد از شرط جستجو را پیدا می کند و آن را انتخاب می نماید. کادر مکالمه Find بر روی صفحه نمایش باقی می ماند تا بدین ترتیب بتواند جستجو برای متن یا اعداد مشخص شده را ادامه دهیم. 3- جهت جستجو برای مورد بعدی داده های مشخص شده Find Next را مجدداً کلیک می کنیم. 4- جهت برگشت به محیط دکمه Esc را فشرده و یا بر روی دکمه Close کلیک می کنیم تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده های داخل سلول به کارمان ادامه می دهیم. 5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را می توانیم مجدداً باز نماییم. نکته : اگر محدوده ای از سلول ها را در یک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنیم ، جستجو را برای این سلول ها محدودکرده ایم . برقراری شروط بیشتر برای Find : کادر مکالمه Find با ارائه گزینه های زیر جستجو را با تخصصی تر نمودن آن محدود می سازد. Search : می توان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطری باشد (By Row) یا به صورت ستونی باشد(By Column ) .  Look In : با استفاده از این گزینه می توانیم جستجو را به یک عنصر خاص محدود کنیم در این کادر گزینه های Formula , Values, Comments را خواهیم داشت.  Match Case : با انتخاب این گزینه محیط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتی را پیدا می کند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تایپ شده در کادر Find What باشد.  Find Entire Cell Only : این گزینه از Excel می خواهد سلول هایی را که داده های اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند نادیده بگیرد. تعویض داد ه ها استفاده از Replace : اگر بخواهیم داده پیدا شده توسط Find را با داده های دیگر جایگزین کنیم می توانیم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ویرایش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز کنیم و عمل جستجو را ادامه دهیم که این کار وقت گیر می باشد. Excel دستوری ساده برای انجام این کار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace می توانیم این کار را انجام دهیم. جهت انجام جایگزینی ، متن جستجو را در کادر Find What وارد می کنیم.متن تعویضی را در کادر متن Replace With وارد می کنیم. جهت تایید هر یک از تعویض ها مراحل زیر را دنبال می کنیم. الف- Find Next را کلیک کرده، Excel به مورد بعدی داده جستجو حرکت می کند و سلول را انتخاب می کند. ب- در صورتی که بخواهیم تعویض را انجام دهد دکمه Replace را کلیک می کنیم . ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدی کلیک می کنیم. د- جهت تعویض تمام موارد داده های جستجو با با دادههای تعویضی ، Replace All را کلیک می کنیم. پر کردن خودکار چند خانه یکی از مفید ترین ویژگی های برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار می باشد که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها به صورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. هم چنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماه های سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد برای این کار چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را می نویسیم این مقادیر را انتخاب می کنیم مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم. حال به طرف پایین یا راست Drag می کنیم به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند. ایجاد لیست جدید خودکار: اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم ، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیست های آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم : انتخاب منویTools انتخاب گزینهOptions انتخابCustom list : Tab  انتخاب New List در کادر Custom List  تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.) انتخاب دکمه Add  OK ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه : اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم به صورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم. : الف _  انتخاب منوی Tools _2 انتخاب گزینه Options _3انتخاب Custom list : Tab _4- روی دکمه Collapse dialogکه در انتهای کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click می کنیم تا پنجره مینیمایز شود. 5- انتخاب لیست ها در صفحه 6- روی دکمه Collapse Dialogکه در انتهای کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click می کنیم تا Resize شود. 7- انتخاب دکمه Import _8 OK نکته می توانیم بجای انجام مراحل 4و 5و 6، در کادر Import ، آدرس سلول هایی که لیست در آن ها قرار دارد را تایپ کنیم. ویرایش لیست خودکار : یعنی اطلاعاتی را حذف ، ویرایش یا اضافه کنیم برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم : انتخاب منویTools  انتخاب گزینهOption  انتخاب :Custom list Tab انتخاب لیست مورد نظر در کادرCustom list  کلیک در محل مورد نظر در کادرList Entries  ویرایش متن OK . پاک کردن لیست خودکار: انتخاب منوی Toolsانتخاب گزینهOptions انتخاب :Custom list Tab انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List انتخاب دکمه Delete . OK غیر فعال کردن Auto Fill  : Auto Fill به طور خودکار فعال است. انتخاب منویTools  انتخاب منویOptions انتخاب :Edit Tab -کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال می کنیم آدرس دهی نسبی درExcel دو مدل آدرس دهی به نام های : 1 _ آدرس دهی نسبی : فرض کنید سلول های Excel را به صورت زیر پر کرده ایم : در سلول B1 فرمول A1+A2 را می نویسیم .اگر این فرمول را copy کرده و در سلول B2 .Paste کنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر کنیم اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلول های B2 تا B4 ظاهر می شوندحال می خواهیم بدانیم این اعداد از کجا به دست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تایپ می کنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یک سلول پایین آن با هم جمع می شوند. پس برای سلول B2 ، سلول سمت چپی ( A2 ) و سلول پایینی آن ( A3) با هم جمع می شوند که جواب 5 می شود. برای سلول های بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام می شود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی نسبی گفته می شود چون نسبت به مکان هر سلول ، فرمول سلول عوض می شود و در حقیقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 می شود. 2 _ آدرس دهی مطلق : فرض کنید می خواهیم حقوق افراد یک اداره را حساب کنیم حقوق با استفاده از فرمول زیر حساب می شود : حقوق پایه * 7% - حقوق پایه = حقوق حقوق پایه را در ستون B می نویسیم. برای محاسبه حقوق می توانیم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنویسیم و برای تمام افراد Auto fill کنیم. در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده کرده ایم. ولی فرض کنید که درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill کنیم. برای این که نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض کنیم می توانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده کنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را می نویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را می نویسیم حال Auto fill می کنیم. ولی می بینیم که برای بقیه سلول ها جواب همان حقوق پایه می شود. چرا؟ چون با آدرس دهی نسبی می خواهد عمل کند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، برای C2 فرمول B2-B2*A2 می شود که مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه می شود. برای رفع این مشکل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمول ها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده می کنیم. برای ثابت کردن سطر یا ستون در کنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ می گذاریم یعنی در سلول C1 می نویسیم : B1-B1*$A$1 قالب بندی خانه ها در Excel در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا .... کنیم. هم چنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم.

آموزش از ابتدای اکسل ۳

آموزش از ابتدای اکسل ۳

قالب بندی خانه ها در Excel به یکی از روش های زیر :  1 _ انتخاب منویFormat  انتخاب گزینه Cells 2 _ بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب می کنیم با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز می شود .  3 _ فشردن کلیدهای ctrl +1 الف - Number : توسط این Tab می توانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر می باشد : 1 _  Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد. 2 _  Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد : ب _  General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقم های متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان می دهد و اگر عددی در سلول جا نشودآن را به صورت نمایی نشان می دهد. ج _  Number : مقادیر را به صورت رشته ای از رقم های متوالی نشان می دهد در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگ تر می شود . چ _  Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم . ح _ Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. ( توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند. ) خ _  Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست این گزینه می گذارد. 3 _ Currency : مقادیر را همراه با سمبلجدا کرده و علامت (، ) پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد : الف _  Symbol : نوع واحد پول را مشخص می کنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم. ب _  Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند. 4 _ Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری می باشد و علامت پولی در منتهی الیه سمت چپ آن نوشته می شود. 5 _ Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.  6 _ Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. 7 _ Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد. نکته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب می کند ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمی دهد. 8 _ Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که به دنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 می شود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب میکند. 9 _ Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد. 10 _  Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند. 11 _ Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند کد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان می دهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد می کنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT می باشد. 12 _ Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید . الف _ Alignment : توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمت های زیر است : 1 _ Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کندشامل گزینه های زیر است : الف _  General : هم ترازی پیش فرض ب _  Left : هم ترازی داده ها را به سمت چپ ( استفاده برای ارقام) ج _ Center : هم ترازی داده ها در مرکز د _  Right : هم ترازی داده ها به سمت راست ( برای متون ) ح _  Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر می کند. ت _ Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر می گیرد . معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد. ث _  Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلول های انتخابی می گذارد. 2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را به طور عمودی تنظیم می کندکه شامل قسمت های زیر است : الف _  Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول ب _  Top : هم ترازی داده ها در بالای سلول ج _  Center : هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول د _  Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند. ( بدین معنی که داده ها در داخل سلول به صورت مساوی جاسازی می شوند مانند متون موجود در روزنامه ها ) 3- Orientation : شامل قسمت های زیر است : الف _ زاویه متن را نسبت به افق به وسیله ماوس می توان تعیین کرد. ب _ Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلید های Increase و Decrease تعیین کرد. 4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است : • Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد. • Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد. • Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند. ج- Font : توسط این قسمت میتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است : 1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم. 2- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد. 3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین میکنیم. 4- Underline: در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خط را تعیین می کنیم. الف _  None : خط نمی کشد. ب _  Single : خط تکی زیر متن می کشد. ج _  Double : دو خطی زیر متن می کشد. د _  Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود.( یعنی تمام حروف بالای خط نوشته می شوند.) ح _  Double Accounting : دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود. 5 _ Color : در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین می کنیم. 6- Effect : شامل قسمت های زیر است : الف _  Strike Through : بر روی متن خط می کشد. ب _  Super Script : برای بالا نویسی استفاده می شود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم. ج _  Sub Script : برای زیر نویسی استفاده می شود. 7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان میدهد. د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم شامل قسمت های زیر است : 1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم. 2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم. 3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم. الف _  None : حاشیه نمی گذارد. ب _  Outline : دور سلول ها حاشیه می گذارد. ج _ Inside : داخل سلول های انتخابی را حاشیه می گذارد. 4- Border : در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد.

آموزش از ابتدای اکسل ۴

نکته : برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم. هـ _ Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم شامل گزینه های زیر است : الف _  Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم. ب _  Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنیم. هم چنین رنگ هاشور را تعیین کنیم. حذف قالب بندی سلول ها : برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلول های مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم. برای استفاده از توابع به یکی از روش های زیر عمل می کنیم : 1 _ بر روی Paste Function , Icon کلیک می کنیم در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می کنیم. کلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی که به تازگی از آن ها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم می توانیم آن را در All پیدا کنیم در قسمت Function name تابع را مشخص می کنیم در پنجره ای که باز می شود به دو طریق می توانیم عمل کنیم: الف : در کادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد کنیم. برای وارد کردن محدوده آدرس کافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد کرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ کنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد کنیم. هم چنین می توانیم بر روی Collapse Dialog این کادر کلیک کرده و محدوده را با Drag انتخاب کنیم. ب : در هر کادر یک آدرس وارد کنیم. برای این کار در کادر اول آدرس اولین سلول را تایپ کرده. بر روی کادر دوم کلیک کرده ،آدرس دومین سلول را تایپ می کنیم و الی آخر .... معمولاً زمانی از این روش استفاده می کنیم که سلول ها پراکنده باشند OK را می زنیم. 2 _  منوی Insert را انتخاب می کنیم زیر منوی Function را انتخاب می کنیم بقیه مراحل مانندروش اول است. 3 _  در خانه تابع را همراه با آرگومان های آن تایپ می کنیم اگر قبل از آن = گذاشته باشیم که Enter می کنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می کنیم. 4 _  در یک خانه (خانه ای که می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می کنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم.در کادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، کافی است بر روی drop down آن Click کنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می کنیم بقیه مراحل مانند روش اول است. چند تابع معروف 1 _ تابع مجموع (SUM ) : برای فعال کردن این تابع یا آن را تایپ کرده یا به یکی از روش های گفته شده در بالا عمل می کنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می کنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می کنیم فرمت کلی این دستور به شکل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که به خواهیم فرمول را تایپ کنیم استفاده می کنیم. ) SUM ، number2، number1،number نکته : معمولاً برای زمانی که اطلاعات در سلول های مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلول های غیر مجاور و پراکنده باشند از فرمول دوم استفاده می کنیم. 2- تابع میانگین (Average ) : از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده می شود .این تابع جزء گروه Statistical است شکل کلی آن به صورت زیر است : 1 _ Number1، number2، Average 2 _ Number1، number2,3، Average 3 _ تابع ماکزیمم (Max): ‌از این تابع برای پیدا کردن ماکزیمم چند مقدار استفاده می کنیم . این تابع نیز جزء گروه Statistical است و شکل کلی آن به صورت زیر است : 1 _ Number1، number2، Max 2 _ Number1، number2,4، Max 4 _ تابع مینیمم (Min) : از این تابع برای محاسبة میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical می باشد. شکل کلی آن به صورت زیر است : Min _ 1 ، number 1، number 2 Min _ 2 ، number 1، number 2 5 _ تابع شمارنده (Count) : از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده می شود . این تابع نیز جز توابع گروه Statistical می باشد و فرم کلی آن به صورت زیر است : Count _ 1 ، value 1 ، value 2 Count _ 2 ، value 1، value 2 6 _ تابع Round : از این تابع برای گرد کردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شکل کلی آن به صورت زیر است :  Round ، number 1 ، num_digits قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است که باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد کردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می کند اگر کوچک تر از 5 بود که خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یک رقم به آخرین رقمی که می ماند اضافه می کند. Auto sum : توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع کنیم در این حالت کافی است در خانه ای Click کنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آن ها را حساب می کند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می کنیم. برای فعال کردن این دستور کافی است آیکون Auto sum را از نوار ابزار Standard انتخاب کنیم.

لینک کردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول در اکسل

آیا تا به حال به مرتبط کردن یک text box یا یک AutoShape به یک سلول نیاز پیدا کرده اید؟ یک text box یا یک AutoShape رسم کنیدحالا text box یا AutoShape ایجاد شده را انتخاب (select) کنید روی formula bar (نوار بالای صفحه که فرمول ها در آن نمایش داده می شوند) کلیک کنید و علامت = را تایپ کنید حال بر روی سلول مورد نظرتان کلیک کنید و کلید enter را فشار دهیدهمان طور که مشاهده می کنید اطلاعات سلول مور نظرتان به text box یا AutoShape به صورت لینک منتقل شده است حالا می توانید از روش های معمول format دلخواه تان را به text box یا AutoShape بدهید.

کار های کاربردی در اکسل

_ کشیدن چارت در اکسل در چند ثانیه یک سلول را در میان جدولی که می خواهید اطلاعات آن به شکل چارت رسم شود انتخاب کنید کلید F11 را فشار دهید چارت شما آماده است ! اکسل چارت شما را در یک Chart Sheet جدید ایجاد می کند شما می توانید سایر تنظیمات را طبق روش معمول انجام دهید. 2 _ کپی کردن Chart Formats در اکسل همان گونه که میدانید تنظیمات مربوط به فرمت چارت ها در اکسل بسیار وقت گیر و گاه کسل کننده است. آیا تا به حال چارتی را در اکسل ایجاد کرده اید که به نظرتان فرمت مناسب و ایده آلی داشته باشد و دوست داشته باشید سایر چارت هایی که ایجاد می کنید یا قبلا کشیده اید همین فرمت را داشته باشند؟ در این ترفند روش بسیار ساده ای را برای کپی کردن Chart Formats حتی بین فایل های مختلف معرفی خواهیم کرد. چارتی که فرمت دلخواهتان را دارد انتخاب (select) کنید با فشردن دو کلید ctrl+C چارت را کپی کنید. چارت مقصد که می خواهید فرمت آن را تغییر دهید را انتخاب (select) کنید از منوی edit بالای صفحه گزینه Paste Special را انتخاب کنید در پنجره ظاهر شده گزینه Formats را انتخاب کرده و Ok کنید به همین سادگی کلیه فرمت های چارت شما کپی شد. 3 _ لینک کردن Autoshape و Textbox با اطلاعات داخل سلول در اکسل آیا تا به حال به مرتبط کردن یک text box یا یک AutoShape به یک سلول نیاز پیدا کرده اید؟ با این ترفند شما می توانید اطلاعات یک سلول را به یک text box یا یک AutoShape به صورت لینک منتقل کنید. یک text box یا یک AutoShape رسم کنید حالا text box یا AutoShape ایجاد شده را انتخاب (select) کنید روی formula bar (نوار بالای صفحه که فرمول ها در آن نمایش داده می شوند) کلیک کنید و علامت = را تایپ کنید حال بر روی سلول مورد نظرتان کلیک کنید و کلید enter را فشار دهید هما نطور که مشاهده می کنید اطلاعات سلول مور نظرتان به text box یا AutoShape به صورت لینک منتقل شده است حالا می توانید از روش های معمول formatدلخواهتان را به textbox یاAutoShape بدهید .

تاریخ و زمان در اکسل

آموزش این مطلب را من در کلاسها به این صورت شروع می کنم ، در خانه ای از اکسل یک تاریخ (مثلا 8/5) بنویسد  و سپس در همان خانه یک عدد تایپ کنید ، خواهید دید که به جای عدد تاریخ نوشته می شود . خوب حالا می توانید همین کار را برای یک زمان نیز انجام دهید (مثلا 1:20) و بعد بروید و در همین خانه عدد تایپ کنید مثلا 5 یا 10 و یا عدد اعشاری 1.5 خواهید دید که این اعداد به زمان تبدیل می شوند.

سوال) آیا می توانید پیش بینی کنید که اگر در خانه ای عدد 100.5 تایپ شود نتیجه زمان یا تاریخ آن چند می شود. این تغییرات از چه الگویی پیروی می کنند.

یادآوری  Format Cell

وقتی که در یک خانه ای مقداری تایپ می شود ، اکسل این مقدار را بررسی می کند و بنابر این مقدار format این خانه را تعیین می کند مثلا اگر درخانه ای شما مقادیر زمان و تاریخ را تایپ کنید اکسل فرمت آن خانه را به یکی از انواع Date/Time تغییر می دهد ( می دانیم که خانه ها در حالت عادی فرمت General دارند ) و از این به بعد هر مقداری که در این خانه تایپ شود نیز به همین فرمت تبدیل خواهد شد بنابراین اگر در خانه ای یک تاریخ مثلا 8/5 درج شود (format à cell  را نگاه کنید) از این به بعد هر عددی که در این خانه تایپ شود توسط اکسل به تاریخ متناظرش تبدیل خواهد شد.

منطق تاریخ و زمان در اکسل

برای ما انسانها تاریخ و زمان یک مفهوم است و برای کامپیوتر فقط عدد قابل فهم ، بنابراین در اکسل شما هر تاریخ یا زمان را باید به یک عدد تبدیل کنید و برای اینکه این مفهوم داشته باشد، بایستی یک مبدا زمان (لحظه ای که زمان برابر صفر است داشته باشیم) و سپس تمامی زمانها را با این صفر مقایسه کنیم ، مثلا بگوییم که X روز از صفر گذشته است.

مبدا زمان (صفر) در اکسل برابر 1/0/1900  12:00:00 AM است .  12 شب اول ماه ژانویه سال 1900

(دقت داشته باشید که در این لحظه تازه ماه ژانویه دارد شروع می شود)

خوب بنابراین عدد 1 اگر به تاریخ ترجمه شود یعنی یک روز از این لحظه گذشته بنابراین می شود:

ساعت 12 نیمه شب ، 1 ژانویه سال 1900 میلادی

حال اگر در یک خانه ایکه در آن تاریخ درج شده است شما یک عدد تایپ کنید ، این عدد تعداد روزی می شود که از لحظه صفر زمان گذشته است .

 مثلا عدد 367 را پیش بینی کنید که خواهدشد :  1/1/1901  12:00:00 AM

تمرین : بگویید که از لحظه صفر اکسل چند روز سپری شده است؟

حل : تاریخ ویندوز را صحیح تنظیم کنید و سپس در یک خانه ای از اکسل کلید Ctrl+;   را بزنید (یعنی کنترل را نگه دارید و کلید ;  که همان "ک" است را فشار دهید ) با این کار تاریخ امروز در این خانه درج خواهد شد.

حال کافی است که این تاریخ را به عدد متناظرش تبدیل کنید ، برای اینکار خانه ای که در آن تاریخ امروز درج شده را انتخاب کنید  و به format àcells بروید و گزینه General  را انتخاب کنید.

تذکر: شما شاید 1904 را هم در جاهایی ببینید که این مختص به کامپیوترهای Macintosh  است .

تذکر : جای ماه و سال به صورت پیش فرض اینگونه است که M/d/yyyy   و برای تنظیم آن به مسیر زیر بروید:.

Control panel à regional and language options à customize à …

تا اینجا منطق تاریخ بیان شد اما برای زمان اطلاعات ما کافی نیست .

مثلا باز هم یک زمان در یک خانه بنویسید 10:25   حال در همین خانه بروید و عدد تایپ کنید خواهید دید که زمان مرتبا 0:00  نشان داده می شود ، دو حالت وجود دارد یا اکسل نمی فهمد و یا ما نمی فهمیم که اکسل چی فهمیده  ، البته احتمال دیگر هم وجود دارد که قل مراد اصلا نمی فهمد.

می دانیم که اکسل لحظه صفر دارد و در واقع زمان یا تاریخ یکی هستند (یکی از آنها تعداد روزها و دیگری مقدار گذشته از روز را بیان می کند) ، پس اکسل این عدد را با لحظه صفر می سنجد.

می دانیم که عدد صحیح تعداد روزهای سپری شده از لحظه صفر اکسل را نشان می دهد واگر به formula bar نگاهی بیاندازید اینرا خودتان خواهید دید.

خلاصه اینکه شما بازهم دارید روز اضافه می کنید و اکسل آن عدد را روز در نظر می گیرد  و نه ساعت.

حال در همین خانه شما یک عدد اعشاری تایپ کنید خواهید که قسمت اعشار آن بر ساعت تاثیر میگذارد، بنابراین اکسل قسمت صحیح یک عدد را به روز و قسمت اعشار آنرا به ساعت تبدیل می کند.

اما معیار و منطق تبدیل قسمت اعشار به ساعت چیست ؟

لحظه صفر یعنی 12 شب اول  ژانویه 1900 و لحظه 1 یعنی 12 شب یکم  ژانویه 1900 .

در واقع اکسل ساعت 12 شب را لحظه 0 و ساعت 12 شب روز بعد را لحظه 1 در نظر می گیرد و 24 ساعت را اینگونه محاسبه می کند با توجه به جدول زیر می توانید این مطلب را بهتر درک کنید:

12 شب	0
6 صبح	0.25
12 ظهر	0.5
6 بعد از ظهر	0.75
12 شب فردا	1

حال می توانید با یک تناسب ساده معین کنید که اگر یک عدد  اعشاری (مثلا 0.3125) را وارد کنید و سپس فرمت خانه به به time تغییر دهید چه اتفاقی خواهد افتاد.

=0.3125*24=7.5 à 7:30

توضیح اینکه شما با ضرب عدد در 24 در واقع عددی که بین 0 تا 1 تعریف شده بوده را بردید و در 0 تا 24 تعریف کرده اید.

استفاده از این منطق در حل مسائل :

مثال اول:

فرض کنید که قرار است  حقوق کارگرهای روز مزد یک کارخانه محاسبه شود قرار است که به هر کارگر ساعتی 1000 تومان دستمزد داده شود، شیتهای لازم را برای اینکار را به ترتیب زیر در نظر خواهیم گرفت :

	A	B	C	D	E
1	نام	ساعت ورود	ساعت خروج	کارکرد	دستمزد
2	آرش	6:00	14:00	=C2-B2
3	علی	6:30	16:00	9:30
4	رضا	7:00	12:00	5:00
5	کاوه	7:30	17:25	9:55

نکته 1: اکسل زمانها را از هم به سادگی کم می کند و نتیجه حاصل به طور اتوماتیک از نوع TIME خواهد بود.

حال می بایستی دستمزد هر کارگر را حساب کنیم ، فرض کنید برای آرش اینکار را به فرمول : =D2*1000 انجام دهیم ، خوب نتیجه را اگر بررسی کنید خواهید دید که یک عدد منطقی نمی شود چون آرش 8 ساعت کارکرده و باید 8000 تومان حقوق بگیرد ، اما عددی که ما داریم می شود : 333.33    (در اکسل 2007 می شود 8:00   و اگر فرمت خانه را GENERAL کنید همین عدد را خواهید دید) .

منطق آن را می دانیم در واقع اکسل آمده و عدد منناظر 8:00  را در نظر گرفته و سپس آنرا در 1000 ضرب کرده که نتیجه غیر منطقی به نظر می رسد ، به زبان دیگر اکسل عدد 8:00 را به صورت 0.333333  در نظر می گیرد.

برای حل این مساله فرمول زیر را در وارد می کنیم که در واقع عدد 0.333333  را به حوزه 24 ساعت می آوریم و با آن دستمزد را محاسبه می کنیم و خواهید دید  که نتبجه درست خواهد شد:

	A	B	C	D
1	نام	ساعت ورود	ساعت خروج	کارکرد	دستمزد
2	آرش	6:00	14:00	8:00	=D2*24*1000
3	علی	6:30	16:00	9:30	9500
4	رضا	7:00	12:00	5:00	5000
5	کاوه	7:30	17:25	9:55	9916.6667

مثال دوم:

داوود آخر هرماه ساعتهای زیاد مشغول محاسبه تعداد ساعت کارکرد آن ماه بود ، یعنی می خواست ببیند که کلا چند ساعت کار کرده است و خوب اینکار را با دست انجام می داد حال می خواهد با اکسل اینکار را انجام دهد اما ....

	A	B	C	D	E
1	روز هفته	هفته 1	هفته 2	هفته 3	هفته 4
2	SATURDAY	8:00	11:00	8:00	8:00
3	SUNDAY	9:00	11:00	9:00	8:00
4	MONDAY	10:00	11:00	10:00	8:00
5	TUESDAY	8:00	8:00	8:00	8:00
6	WEDNESDAY	12:00	12:00	12:00	8:00
7	THURSDAY	8:00	8:00	8:00	8:00
					=SUM(B2:E7)

جالب است که انگار اکسل نمی تواند این مقادیر را با هم جمع کند، چون در آخر می دهد 3:00

لطفا یک دقیقه فکر کنید و حدس بزنید که از دید اکسل چه محاسبه ای انجام می شود.

راهنمایی : به FORMAT à CELLS à CUSTOME à   m/d/yyyy h:mm  یا یکی از اینها را بعنوان فرمت این خانه زرد رنگ انتخاب کنید (که هم تاریخ و هم زمان را نشان دهد)

خوب ، می بینید که اکسل دارد درست عمل می کند در واقع این زمانها را باهم جمع زده و هر 24 ساعت را یک روز در نظر گرفته بنابراین داوود 9 روز و 3 ساعت کامل کارکرده است .

	A	B	C	D	E
1	روز هفته	هفته 1	هفته 2	هفته 3	هفته 4
2	SATURDAY	8:00	11:00	8:00	8:00
3	SUNDAY	9:00	11:00	9:00	8:00
4	MONDAY	10:00	11:00	10:00	8:00
5	TUESDAY	8:00	8:00	8:00	8:00
6	WEDNESDAY	12:00	12:00	12:00	8:00
7	THURSDAY	8:00	8:00	8:00	8:00
					1/9/1900 3:00

اما اگر بخواهید ساعت را نشان دهد : باید درFORMAT CELLS  شما گزینه [h]:mm  را انتخاب کنید (به علامت براکت دقت کنید)

بنابراین در مثال فوق داوود 219:00:00 ساعت کار کرده است.

چند نکته در خصوص تاریخ و زمان :

شما توسط توابع =now() می توانید تاریخ و ساعت جاری را در اکسل به کار ببرید.

تذکر : این تابع در هر زمان مجدد محاسبه می شود و مقدار جاری (یعنی آنچه که الان ساعت کامپیوترتان نشان می دهد) را بر می گرداند .

تذکر :اگر کلید F9 بزنید یا فایل را مجدد باز کنید و یا هر مقداری تایپ کنید و Enter را بزنید ، همه اینها باعث مجدد محاسبه شدن (refresh) این تابع خواهند شد.

تذکر : کلید Ctrl + ; و Ctrl + Shift + ;  به ترتیب تاریخ و زمان جاری سیستم را بر می گردانند و با   refresh شدن عوض نمی شوند.

وقتی که شما یک زمان (مثلا 12:25:33) و یا یک تاریخ دارید (مثلا 8/5/2007) با یک سری از توابع می توانید اطلاعاتی را از داخل این داده ها بیرون بکشید که البته چون تاریخها میلادی هستند برای ما کاربرد زیادی ندارند)

	A	B	C
1	12:25:33	12	=HOUR(B1)
2		25	=MINUTE(B1)
3		33	=SECOND(B1)
4
5	8/5/2007	2007.00	=YEAR(B5)
6		8	=MONTH(B5)
7		5	=DAY(B5)
		1	=WEEKDAY(B5)

برای کار با تاریخ جلالی (هجری شمسی) می‌توانید توابع زبان فارسی در مایکروسافت اکسل را بررسی کنید.