آموزش از ابتدای اکسل ۲

آموزش از ابتدای اکسل ۲

دستور برگشت : می توانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آن را پاک می کنیم اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده کنیم عدد 10 بر می گردد . برای استفاده از Undo به یکی از روش های زیر عمل می کنیم. 1-      انتخاب منوی Edit  انتخاب Undo 2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+z 3-      استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard دستور Redo :   با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یکی از روش های زیر عمل می کنیم: 1-      انتخاب منوی Edit انتخاب Redo 2-      فشردن هم زمان کلیدهای ctrl+y 3-      استفاده از آیکون Redo در نوار ابزار نسخه برداری و انتقال سلول ها نسخه برداری از سلول ها : موضوعات مورد نظر را انتخاب می کنیم به یکی از روش های زیر Copy را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Copy ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy د- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl+C 3- Click بر روی مکانی که می خواهیم اطلاعات اضافه شوند. 4- با یکی از روش های زیر Paste را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Paste ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste د- فشردن هم زمان کلید های Ctrl+V انتقال سلول ها : انتخاب موضوعات مورد نظر به یکی از روش های زیر Cut را انتخاب می کنیم : الف- استفاده از آیکون Cut ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Cut ج- Right Click بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut د- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl +X Click بر روی محل انتقال موضوعات به یکی از روش های گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب حذف سلول وقتی یک سلول را حذف می کنیم محتویات آن به همراه خود سلول حذف می شود که جای این سلول یک فضای خالی ایجاد می شود. این فضای خالی باید توسط سلول های مجاور پر شود. برای حذف یک سلول به یکی از روش های زیر عمل می کنیم : 1- انتخاب موضوعات انتخاب منویEdit  انتخاب گزینه Delete 2- انتخاب موضوعات Right Click بر روی خانه انتخاب گزینه Delete با انتخاب گزینه Delete پنجره ای ظاهر می شود که شامل چهار گزینه زیر است ( در این پنجره می توانیم تعیین کنیم که محل خالی سلول حذف شده با کدام یک از سلول های مجاور پر شود. ) : الف- Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن می شود. ب- Shift Cells Up : خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل می کند. ج- Entire Row : سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند. د- Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل می کند. نکته : اگر محیط فارسی باشد به جای ستون سمت راست , ستون سمت چپ جایگزین می شود. پاک کردن سلول : در این حالت خود سلول حذف نمی شود و فقط محتویات داخل آن یا قالب بندی آن یا توضیحات آن و یا هر سه پاک می شوند.خانه های مورد نظر را انتخاب می کنیم از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب می کنیم زیر منویی باز می شود که شامل گزینه های زیر است : الف- All : هم محتوای خانه ، هم Format خانه و هم توضیحات را پاک می کند. ب- Format : فقط Format خانه های انتخابی را پاک می کند. ج- Comment : فقط توضیحات را پاک می کند. د- Content : فقط محتوای خانه های انتخابی را پاک می کند . ویرایش سطر و ستون اضافه کردن سطر به یکی از روش های زیر : 1- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم. منوی Insert را انتخاب می کنیم گزینه Rows را انتخاب می کنیم. 2- بر روی سطری که می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود کلیک راست می کنیم از منوی باز شده Insert را انتخاب می کنیم. نکته : سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند. اضافه کردن ستون به یکی از روش های زیر :   1- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک می کنیم. منوی Insert را انتخاب می کنیم گزینه Column را انتخاب می کنیم. 2- بر روی ستونی که می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود Right Click می کنیم. گزینه Insert را انتخاب می کنیم. نکته : ستون قبلی به جلو رانده می شود. تغییر ارتفاع سطر به دو روش : الف _ کافی است به مرز بین سطر مورد نظر و سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می کنیم. ب _ در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم: 1- انتخاب منوی Format  انتخاب زیر منویRow  انتخاب گزینه Height  در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد می کنیم. نکته : به طور پیش فرض ارتقاع سطر 12.75می باشد. تغییر پهنای ستون به دو روش : الف _ کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می کنیم. ب _ در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می کنیم برای این کار مراحل زیر را طی می کنیم : 1- انتخاب منویFormat انتخاب زیر منویColumn انتخاب گزینه Width در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می کنیم. نکته : به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43می باشد. ( کاردرکارگاه 3 ، تمرین 32 ) تغییر پهنای استاندارد ستون : می دانیم که پهنای استاندارد ستون ها 8.43 می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل می کنیم : ( فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستون هایی اعمال می شود که پهنای آن ها را تغییر نداده باشیم.) انتخاب منویFormat  انتخاب زیر منوی Column  انتخاب گزینهStandard Width  در کادر باز شده پهنای مورد نظر را وارد می کنیم. جستجوی داده ها اگر بخواهیم رشته کاراکترهای خاصی را در کاربرگ خود پیدا کنیم، مشاهده هر یک از سلول ها کار سختی خواهد بود. پیدا کردن یک رشته از کاراکتر ها که باید تغییر یابند نیز مشکل تر می باشد. اکسل ویژگی هایی دارد که به ما در یافتن داده ها و تعویض آن ها کمک می کند. استفاده از Find به دو روش : الف _ انتخاب منویEdit انتخاب find ب _ فشردن هم زمان کلید های Ctrl + F جهت جستجوی داده ها مراحل زیر را انجام می دهیم : 1- لغت ها یا عددهایی را که می خواهیم مکان یابی کنیم در کادر متن Find What وارد می کنیم. 2- دکمه Find Next را کلیک می کنیم و Excel اولین مورد از شرط جستجو را پیدا می کند و آن را انتخاب می نماید. کادر مکالمه Find بر روی صفحه نمایش باقی می ماند تا بدین ترتیب بتواند جستجو برای متن یا اعداد مشخص شده را ادامه دهیم. 3- جهت جستجو برای مورد بعدی داده های مشخص شده Find Next را مجدداً کلیک می کنیم. 4- جهت برگشت به محیط دکمه Esc را فشرده و یا بر روی دکمه Close کلیک می کنیم تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده های داخل سلول به کارمان ادامه می دهیم. 5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را می توانیم مجدداً باز نماییم. نکته : اگر محدوده ای از سلول ها را در یک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنیم ، جستجو را برای این سلول ها محدودکرده ایم . برقراری شروط بیشتر برای Find : کادر مکالمه Find با ارائه گزینه های زیر جستجو را با تخصصی تر نمودن آن محدود می سازد. Search : می توان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطری باشد (By Row) یا به صورت ستونی باشد(By Column ) .  Look In : با استفاده از این گزینه می توانیم جستجو را به یک عنصر خاص محدود کنیم در این کادر گزینه های Formula , Values, Comments را خواهیم داشت.  Match Case : با انتخاب این گزینه محیط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتی را پیدا می کند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تایپ شده در کادر Find What باشد.  Find Entire Cell Only : این گزینه از Excel می خواهد سلول هایی را که داده های اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند نادیده بگیرد. تعویض داد ه ها استفاده از Replace : اگر بخواهیم داده پیدا شده توسط Find را با داده های دیگر جایگزین کنیم می توانیم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ویرایش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز کنیم و عمل جستجو را ادامه دهیم که این کار وقت گیر می باشد. Excel دستوری ساده برای انجام این کار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace می توانیم این کار را انجام دهیم. جهت انجام جایگزینی ، متن جستجو را در کادر Find What وارد می کنیم.متن تعویضی را در کادر متن Replace With وارد می کنیم. جهت تایید هر یک از تعویض ها مراحل زیر را دنبال می کنیم. الف- Find Next را کلیک کرده، Excel به مورد بعدی داده جستجو حرکت می کند و سلول را انتخاب می کند. ب- در صورتی که بخواهیم تعویض را انجام دهد دکمه Replace را کلیک می کنیم . ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدی کلیک می کنیم. د- جهت تعویض تمام موارد داده های جستجو با با دادههای تعویضی ، Replace All را کلیک می کنیم. پر کردن خودکار چند خانه یکی از مفید ترین ویژگی های برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار می باشد که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی می توانند مجموعه ای از داده ها به صورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. هم چنین می تواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماه های سال باشند. حتی می توان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد برای این کار چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را می نویسیم این مقادیر را انتخاب می کنیم مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم. حال به طرف پایین یا راست Drag می کنیم به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر می شوند. ایجاد لیست جدید خودکار: اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا کنیم ، پر کردن خودکار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیست های آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام می دهیم : انتخاب منویTools انتخاب گزینهOptions انتخابCustom list : Tab  انتخاب New List در کادر Custom List  تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter می کنیم.) انتخاب دکمه Add  OK ایجاد یک لیست خودکار بر اساس لیست موجود در صفحه : اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم به صورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم. : الف _  انتخاب منوی Tools _2 انتخاب گزینه Options _3انتخاب Custom list : Tab _4- روی دکمه Collapse dialogکه در انتهای کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click می کنیم تا پنجره مینیمایز شود. 5- انتخاب لیست ها در صفحه 6- روی دکمه Collapse Dialogکه در انتهای کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click می کنیم تا Resize شود. 7- انتخاب دکمه Import _8 OK نکته می توانیم بجای انجام مراحل 4و 5و 6، در کادر Import ، آدرس سلول هایی که لیست در آن ها قرار دارد را تایپ کنیم. ویرایش لیست خودکار : یعنی اطلاعاتی را حذف ، ویرایش یا اضافه کنیم برای این کار مراحل زیر را انجام می دهیم : انتخاب منویTools  انتخاب گزینهOption  انتخاب :Custom list Tab انتخاب لیست مورد نظر در کادرCustom list  کلیک در محل مورد نظر در کادرList Entries  ویرایش متن OK . پاک کردن لیست خودکار: انتخاب منوی Toolsانتخاب گزینهOptions انتخاب :Custom list Tab انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List انتخاب دکمه Delete . OK غیر فعال کردن Auto Fill  : Auto Fill به طور خودکار فعال است. انتخاب منویTools  انتخاب منویOptions انتخاب :Edit Tab -کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال می کنیم آدرس دهی نسبی درExcel دو مدل آدرس دهی به نام های : 1 _ آدرس دهی نسبی : فرض کنید سلول های Excel را به صورت زیر پر کرده ایم : در سلول B1 فرمول A1+A2 را می نویسیم .اگر این فرمول را copy کرده و در سلول B2 .Paste کنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر کنیم اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلول های B2 تا B4 ظاهر می شوندحال می خواهیم بدانیم این اعداد از کجا به دست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تایپ می کنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یک سلول پایین آن با هم جمع می شوند. پس برای سلول B2 ، سلول سمت چپی ( A2 ) و سلول پایینی آن ( A3) با هم جمع می شوند که جواب 5 می شود. برای سلول های بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام می شود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی نسبی گفته می شود چون نسبت به مکان هر سلول ، فرمول سلول عوض می شود و در حقیقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 می شود. 2 _ آدرس دهی مطلق : فرض کنید می خواهیم حقوق افراد یک اداره را حساب کنیم حقوق با استفاده از فرمول زیر حساب می شود : حقوق پایه * 7% - حقوق پایه = حقوق حقوق پایه را در ستون B می نویسیم. برای محاسبه حقوق می توانیم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنویسیم و برای تمام افراد Auto fill کنیم. در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده کرده ایم. ولی فرض کنید که درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill کنیم. برای این که نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض کنیم می توانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده کنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را می نویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را می نویسیم حال Auto fill می کنیم. ولی می بینیم که برای بقیه سلول ها جواب همان حقوق پایه می شود. چرا؟ چون با آدرس دهی نسبی می خواهد عمل کند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، برای C2 فرمول B2-B2*A2 می شود که مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه می شود. برای رفع این مشکل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمول ها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده می کنیم. برای ثابت کردن سطر یا ستون در کنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ می گذاریم یعنی در سلول C1 می نویسیم : B1-B1*$A$1 قالب بندی خانه ها در Excel در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا .... کنیم. هم چنین می توانیم دور سلول کادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم.